Etter over to tiår i it-verdenen har jeg konkludert at jeg ikke bare er en teknolog, men også er en person som er lidenskapelig opptatt av prosesser. Gjennom mange år har jeg opplevd at beslutninger om å bytte system(er) først og fremst er ledet av sulten og iveren på ny teknologi. Og i hovedsak blir den initiert av it-avdelingen. Hva som er foranledningen varierer fra bedrift til bedrift.
Kravspesifikasjon
Som konsulenter opplever vi at vi mottar en kravspesifikasjon som vi skal svare på. Som leverandør skal du da lage et tilbud som inneholder en løsningbeskrivelse et utvalg cver (som skal vise kunden at vi kan levere iht. krav om kompetanse, teknologi, plattform osv.) Noen ganger mottar vi kravspesifikasjoner som dessverre er så dårlig skrevet og ullent formulert at vi rett og slett lurer på om vi skal besvare de.
Som et eksempel bruker jeg en reell forespørsel fra et offentlig instans for en tid siden: Basert på en kravspesifikasjon mottok kunden fire tilbud hvor prisspennet gikk fra 1,2 til 9,9 millioner. Hvor den billigste ble valgt, selvfølgelig. For slik velger det offentlige sine løsninger - for det har man bestemt er det beste parameter å vekte etter. Hadde jeg vært kunde i dette tilfellet ville et naturlig oppfølgingsspørsmål vært: "Har jeg beskrevet mine behov på en måte som gjør at jeg får det jeg vil ha?"
Poenget ved å nevne dette eksemplet er å få fokus på utforming av kravspesifikasjoner. Hadde det vært en tanke å få laget en standard for hvordan man utformer sine krav med tilhørende sjekkliste?
Et savn når vi mottar en henvendelse, er at det som oftest mangler en beskrivelse av arbeidsprosessene systemet skal understøtte. Dette medfører ofte til at man kan risikere å gi dårlige råd og lage dårlige løsninger som egentlig ikke løser det som er det virkelige problemet.
Skru ikke i stykker nye systemer!
Ja, jeg vet. Vi er konsulenter som lever av timer. Så i utgangspunktet tar jeg livet av vårt inntektsgrunnlag med å hevde noe slikt. La meg forsøke å forklare: Kunde A skal bytte ERP-system. Kunden starter da ofte med å se på hvilke funksjoner de har behov for i det nye systemet basert på det gamle, også noterer man dette ned i ny kravspesifikasjonen.
Er man ikke forsiktig og har kontroll på hvordan det nye systemet er bygget, kan man begynne å skru i stykker den nye systemet for å bli tilpasset prosesser eller funksjoner som ofte man kunne løst ved å se på arbeidsprosessene og hvordan de skal forankres i systemlandskapet i sin helhet. Etter en slik implementering er det rimelig høy sannsynlighet for at kunden sitter misfornøyd tilbake. Og jeg har ikke lyst til å sitte på leverandørsiden i en slik situasjon. Det er ikke noe gøy.
"Jeg vil gjerne at du skal få denne gamle T-Ford'en
til å passe inn i den nye bilen vi bygger"
Jeg har følgende påstand: Om kunden bruker mer tid på prosesskartlegging, og bruker riktige ressurser på utforming av kravspesifikasjon, er jeg sikker på at kunden får en bedre løsning.
La oss få utfordre deg på dine prosesser!
Avslutningsvis har jeg lyst å fortelle om en opplevelse hos en kunde:
Kunden tok først kontakt med henvendelsen:"Hei, vi trenger noen til å skrive om et gammelt system til et ny teknologi, men ønsker samme løsning. Kan dere hjelpe?". Etter litt tid hos kunden, hvor jeg hadde fått en gjennomgang av eksisterende løsning og intervjuet de ansatte (6 ansatte), begynte jeg å se et mønster som ble ytterligere forsterket, ved gjennomgang av samtlige rutiner og arbeidsprosessene deres.
I et møte med ledelsen uttalte jeg noe slikt: "Dette er ikke hva dere egentlig trenger. Etter en gjennomgang av samtlige arbeidsrutiner og prosesser står det krystallklart at dere ikke stoler på dataene deres. Dette må vi gjøre noe med. Jeg har noen tanker rundt hvordan." Oppdragets natur ble så endret til å bistå med å skrive en kravspesifikasjon til et nytt system som ivaretok deres kontrollbehov på innlagte data.
Bedriften sitter med kritiske legemiddeldata og kontrollbehovet er helt nødvendig. I utarbeidelsen av spesifikasjonen lanserte jeg noen tanker og ideer til forbedring både på arbeidsfordeling, arbeidsflyt og hvordan dataene skulle inn i systemet. Før ble skjemaer utfylt for hånd og lagt inn av de ansatte og dataene kontrollert i flere prosesser. Her var det klare rom for forbedringer.
En ansatt uttalte følgende til meg etter jeg hadde presentert en tenkt løsning for samtlige ansatte(som forøvrig var sterkt delaktige i hele prosessen): "Philippe, gjør vi det slik du foreslår blir vi jo arbeidsledige!" Hvorpå jeg svarer: "Nei, det gjør dere ikke. Dere er fagfolk og nå skal dere bruke tiden deres på de riktige oppgavene." I enkel ROI analyse viste det seg at ved å gjøre om prosessene og lansere en ny teknologisk løsning kunne oppfølging av kunder økes med 40% uten å ansette ytterligere ressurser. Som en konsekvens ble det også utformet en ny inntektmodell for firmaet som sto mer i stil til den nye fordelingen av arbeidet.
Etter slike oppdrag føler jeg at jeg har gjort det jeg virkelig liker å gjøre; Å hjelpe kundene våre til å få en bedre arbeids-hverdag.
Ha en flott arbeidsuke!
